Protocolos para el uso de equipos móviles en el trabajo

Los ejecutivos hoy se mueven entre smartphones, tablets y otros aparatos, con el riesgo de pérdida de información y un mal uso que afecta su vida privada. Códigos de conducta en las empresas podrían ser la respuesta al fenómeno.

Por Jorge English G.

La masificación de los dispositivos móviles y su uso fuera y dentro de la oficina o el lugar de trabajo se han convertido en una preocupación para los empleadores. Un reciente estudio de la firma tecnológica Intel, por ejemplo, reveló que en Chile el 27% de las empresas utilizan tablets para sus labores, siendo mayor el nivel de penetración en compañías que tienen entre 10 y 99 empleados.

Hoy los trabajadores, sean de pequeñas, medianas o grandes empresas, están permanentemente conectados, y eso significa que emplean los dispositivos en su oficina, vía pública, reuniones, congresos, seminarios y eventos. Los más frecuentes: smartphones, tablets, dispositivos 2-en-1 y PC de escritorio All-in-One.

La gerenta de Comunicación y PR para Intel Cono Sur, Marisol de la Fuente, dice que en esta multinacional los empleados ahorran un promedio de 57 minutos al día al usar dispositivos móviles. "Esto significa casi una hora de productividad que se obtiene cada día, simplemente proporcionándoles una manera diferente de trabajar", asegura.

Pero una realidad que puede ser positiva en casos como el mencionado implica, por otro lado, preocupaciones respecto de los alcances y efectos del uso de tales dispositivos en materia de productividad, privacidad, seguridad y eficiencia del empleado y la compañía.

Códigos de conducta

El problema que más inquieta a las corporaciones, sin embargo, es el relativo a la seguridad de la información interna. También está el dilema de si es sano o no que una persona siga conectada laboralmente fuera de las horas de trabajo o, desde otra óptica, que las empresas aprovechen los dispositivos para que sus colaboradores lleven trabajo a casa.

Lo anterior ha abierto el debate respecto de si, entonces, lo que corresponde es aplicar protocolos al respecto. De la Fuente lo cree necesario: "Generar un código de conducta es un desafío que la empresa tiene que tomar sí o sí. Es necesario, al menos en horas laborales, guiar a las personas en el comportamiento que se espera del uso corporativo de tecnología", explica.

Los expertos precisan que establecer buenas prácticas dependerá, en una primera instancia, de la política y la cultura de la empresa, ya que el protocolo de uso de tecnología debe estar alineado con ellas. "Hay compañías cuya cultura corporativa exige que el ejecutivo esté conectado todo el tiempo con su trabajo, mientras que hay otras que priorizan el balance entre el trabajo y la vida familiar, por lo que esperan que se desconecten de sus obligaciones una vez terminada la jornada laboral", puntualiza Murilo Arruda, managing director de DNA Human Capital.

La frontera entre un uso adecuado o irresponsable de la tecnología en el trabajo también dependerá de la empresa o el área donde se desempeña la persona. "Profesionales de empresas globales pueden recibir mensajes, e-mails o incluso llamados desde cualquier parte del mundo y a cualquier hora, por lo que es importante desconectar las alarmas del dispositivo durante las horas de descanso. Detalles como ese también son parte del uso adecuado de los aparatos", comenta Gonzalo Liebe, country manager de Resource IT Solutions.

Control innecesario

Sin embargo, no hay consenso al respecto. Liebe, por ejemplo, sostiene que no es preciso diseñar protocolos en las empresas respecto del uso de estos dispositivos. "Crear barreras para algo que se está transformando en un hábito humano es nadar contra la corriente. Para nosotros, la demanda por usar el dispositivo móvil en todo momento no nace sólo desde el trabajo, sino de una necesidad de comunicación en todos los ámbitos sociales: el trabajo, la casa, los amigos, la práctica de deportes", afirma.

Además, las áreas de TI de las empresas llevan varios años desarrollando políticas y procesos dirigidos a evitar la fuga de información y a fomentar que sus colaboradores utilicen sus propios dispositivos, facilitando la adopción de la tendencia BYOD (Bring your own device, "trae tu propio dispositivo"). Liebe estima que eso es suficiente para resguardar los intereses de las organizaciones. "La frontera, primero, debe colocarla cada uno, en el punto de equilibrio en donde, por un lado, nuestra calidad de vida mejora con el uso de tecnología y, por otro, mejoramos nuestra productividad, sin poner en riesgo los intereses de la organización donde trabajamos", dice.

Otro método de control es educar en el uso de equipos móviles. De la Fuente plantea que si un empleado vende productos en terreno con una tablet, su tarea será más provechosa si sabe bien cómo usar esa tecnología y qué puede o no hacer con ella, ajustándose a normas internas. "Son muchas aristas, y por eso se hace primordial en las empresas definir un código de conducta sobre el uso de los dispositivos móviles", afirma. La sugerencia es avanzar desde lo más básico, como el manejo del uso de las redes sociales y la conexión a Wi-Fi, pasando por los permisos de revisión de contenidos, el resguardo de los equipos y la seguridad de los datos en caso de robo o pérdida.

¿Sos introvertido? ¡también puedes vender!

El proceso de ventas no deja de ser una negociación y mediación en la cual muchas personas piensan que los mejores vendedores son aquellas personas que saben venderse primero a sí mismas y que tienen cierta facilidad para hablar en público y expresarse. Los tímidos muchas veces quedan fuera de este grupo y piensan que por ser introvertidos no pueden generar capacidad comerciar para poder vender.

En esta nota de Acción preferente te comparto 9 consejos de ventas para gente introvertida:

Sólo las personas tímidas sabemos lo difícil que es tener un puesto en el que ser extrovertido es una necesidad. En mis años universitarios trabajé como promotora de ventas y conversar con los clientes era un verdadero infierno. Es por esto que Grant Cardone, experto internacional en ventas, entrega una serie de consejos en su columna de Entrepreneur dirigida a todos aquellos con dificultad para dejar la timidez:

Si me conoces en una fiesta, no hablaré mucho. Si te sientas a mi lado durante un vuelo internacional, es probable que no hable durante todo el viaje.

Soy introvertido.

Nunca me ha sido fácil iniciar una conversación con alguien que no conozco, pero no lo notarías si me ves en una salida de Google, en una entrevista de televisión o en uno de mis seminarios de ventas. Cuando me gradué de la universidad, me aterraba la idea de ir a una entrevista de trabajo hasta que me di cuenta de que los empleadores no irían a contratarme a mi casa. A los 23 años, vendí autos por 7 años y nunca me sentí cómodo saludando a un cliente. Sin embargo, me las arreglé para llegar a estar dentro del 1% de mejores vendedores en la industria automotriz.

Todos podemos ser introvertidos o extrovertidos dependiendo de la situación. Conozco a personas que parecen ser muy sociables cuando son anfitriones de su propia fiesta, pero muestran su lado tímido cuando ellos son los invitados a un lugar donde no conocen a nadie. Como conferencista profesional y educador, me vuelvo extrovertido para lograr entregar información, pero cuando asisto a seminarios soy mucho más introvertido.

Entonces ¿Cómo puedes ser extrovertido para realizar ventas cuando esa forma de ser no te acomoda? Esto es lo que hago para salir de mi zona de confort:

1. Todo está en la pasión

Me gusta tanto lo que estoy vendiendo que debo compartirlo con todo el mundo. Si te apasiona tu producto o servicio estarás menos interesado en la forma en que crees ser percibido y más concentrado en mostrar entusiasmo en lo que estás ofreciendo.

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2. Haz algo que te asuste todos los días

Para mí es muy importante hacer lo que me hace sentir más incómodo. Hay que tener agallas y proponerse enfrentar tus temores, sin importar que tan grande sean. Lo más aterrador para mí era tener que visitar a mis clientes o posibles clientes, así que eso me propuse hacer todos los días a primera hora de la mañana para enfrentar mi miedo. Eso me dio coraje, confianza en mí mismo y cambió mi enfoque de limitaciones a posibilidades.

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3. Deja que te critiquen por ser persistente

Tanto en la vida como en los negocios, especialmente en ventas, no alcanzarás el éxito si no eres criticado. Preocúpate de hacer seguimiento a tus clientes hasta el punto en que se quejen por ello, y cuando lo hagan, sigue llamándolos y lograrás que admiren tu persistencia. Si crees en tu producto, en tu compañía y en ti mismo, estarás dispuesto a insistir y arriesgarte a ser criticado.

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4. Saluda a todo el mundo

Me rehúso a caminar al lado de alguien y no saber quién es. Me fuerzo a mirar a los ojos a todas las personas y saludar. Esto ayuda a desarrollar la capacidad de decidir cuándo quiero ser extrovertido, si durante una llamada de ventas u otra situación.

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5. Observa a las personas por lo que las hace distintas

Tras una serie de llamadas de ventas fallidas, puede que comiences a ver a todos los posibles clientes como posibles rechazos. Es entonces cuando tienes que tomarte un momento y entender que todas las personas son distintas. Esto te impedirá pensar que todo el mundo va a responder de la misma en que lo hicieron los últimos prospectos.

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6. Forzarse a estar en público

Intenta salir de tu casa y de la oficina para socializar con otros. Cuando voy a otra ciudad, voy al mismo sitio una y otra vez hasta sentirme cómodo y conocer a todos allí. He hecho lo mismo con mis hijos, los llevo a la misma tienda todas las mañanas hasta que puedan hablar con quienes trabajan ahí como si fueran familia.

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7. Comprometerse a hablar en público

La única forma de llegar a sentirse cómodo al hablar con otras personas es enfrentando a una audiencia. Únete a un grupo de apoyo como Toastmasters International donde todos estén aprendiendo a hablar delante de otros.

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8. Mantenerse ocupado

Cuando estás constantemente haciendo algo no tienes tiempo para sentirte incómodo. Tienes que pedir ayuda, recibirla y hablar con gente porque estás corriendo de un lugar a otro ¡A activarse!

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9. Ayuda a otros a vender

Cada vez que pasan un par días en que no logro ninguna venta para mí, inmediatamente me ofrezco a ayudar a otros, ya que es una excelente forma dejar de pensar en ti mismo. Luego de una serie de fracasos al momento de cerrar el trato, un vendedor puede volverse introvertido y ansioso, pero el trabajar con posibles clientes de otro colega y no tener nada que perder, te hará sentir más relajado y recobrarás tu seguridad. Una vez que hayas logrado una venta para alguien más, es tiempo de volver a enfocarte en tus clientes.

Original

Fuente: http://www.sergerente.net/sos-introvertido-tambien-puedes-vender

Cinco tips para el pago de la CTS de sus trabajadores

La laboralista Mónica Pizarro señaló cinco recomendaciones básicas para evitar contingencias en las empresas en el pago de la CTS el próximo 15 de noviembre.

Las empresas deberían considerar cinco recomendaciones básicas para el pago de la Compensación por Tiempo de Servicios (CTS) que se realizará hasta el 15 de noviembre, dijo Mónica Pizarro, asociada principal del Estudio Echecopar, asociado a Baker & McKenzie International.

1. Respetar el plazo de pago
Las empresas deben realizar el pago del depósito de la CTS como máximo al 15 de noviembre. Este depósito se realiza semestralmente (Noviembre –Abril y Mayo a Octubre), dijo.

Si la empresa omite el pago (o realiza uno diminuto) estará obligada al pago de los intereses financieros que además serán capitalizables, detalló.

Agregó que el monto del interés dependerá de la entidad financiera en la que el trabajador tenga su depósito de CTS (bancos; cajas rurales y municipales; y financieras).

De otro lado, también las empresas deben evitar errores formales como en la asignación de los números de cuenta del trabajador al momento de realizar el depósito y el área de contabilidad se puede enterar varios días o semanas después. Dicho error no liberará a la empresa del pago de los intereses, aseguró.

2. Libre disponibilidad de CTS
Mónica Pizarro explicó que las empresas deberán cumplir en este aspecto dos obligaciones:

a) Si la empresa es requerida por el trabajador deberá comunicar a la entidad financiera dentro de los cinco días hábiles de recibida la solicitud, para comunicar el monto de la última remuneración del trabajador y el monto intangible (cuatro remuneraciones).

b) De no recibir la solicitud del trabajador al 31 de octubre, deberá comunicar a la entidad financiera donde deposita la CTS sus trabajadores la última remuneración y el monto intangible (cuatro remuneraciones).

3. Remuneraciones imprecisas
Explicó que los empleadores periódicamente deben revisar sus estructuras salariales para estar seguros de no califican incorrectamente montos fuera de la base de cálculo de la CTS.

Recordó que los montos que no tienen una periodicidad mayor a seis meses, se incorporan a la base de cálculo si se reciben tres meses en el semestre como son las horas extra y similares.

Errores
No considerar dentro de la base de cálculo los bonos entregados periódicamente a los trabajadores que son superiores al semestre, como los bonos entregados de modo anual, como un incentivo de productividad y otros.

4. Remuneraciones excluidas
Existen ciertos conceptos salariales que están excluidos de la base de cálculo de la CTS pero los empleadores deben cumplir con sus requisitos, dijo Pizarro.

Transporte
La ley señala que el valor de transporte (pasaje o gasolina) al centro de trabajo no se considera base para la CTS siempre que esté relacionado a la asistencia. Por ello, no se debe realizar en vacaciones, feriados o no asisten al trabajo. En caso contrario, sí debería ingresar al cálculo del beneficio laboral, detalló.

No existe un monto tope sino que dependerá de cada caso.

Educación
El monto entregado como asignación por educación (dentro del entorno familiar directo), no entra a la base de cálculo de la CTS, siempre que se encuentre sustentado con copias de los recibos de pago de la pensión, o a través del pago directo por la empresa que recibirá una factura, anotó.

Otros
Dentro de los más usados, comentó, también se excluyen las asignaciones por cumpleaños, matrimonio, las condiciones de trabajo, vales o tarjetas de alimentos, y otros que no forman parte de cálculo de la CTS, que no requiere de un convenio colectivo.

Tampoco se incorpora los incentivos por aniversario de la empresa y otros otorgados por convenios colectivos.

5. Fiscalización
El incumplimiento del pago es una infracción grave y dependerá del número de trabajadores afectados.

Sin embargo, estimó Pizarro, como consecuencia de la última modificación de las normas del sistema de inspección laboral, su ente rector, la Superintendencia Nacional de Fiscalización Laboral (Sunafil), está obliga a que previamente a imponer una multa a realizar un requerimiento al empleador para cumplir con el pago.

Así, como la infracción de incumplimiento de depósito de CTS se subsana con su pago, no debería ocurrir que la Sunafil imponga multas ya que si la empresa que no cumplió con el pago de la CTS, la Sunafil le otorgará un plazo de dos o tres días para su pago, si la empresa gestiona dentro de ese plazo la cancelación, evitará el pago de la multa, anotó.

Fuente: Diario Gestion

Ocho tips para que las Pymes adopten las NIIF

El cambio a las NIIF acabará en 2015 para las empresas de los grupos 1 y 3, y en 2016 para el grupo 2 en el que están las Pymes. Las empresas deberán analizar sí factores operativos, tecnológicos, administrativos o financieros se verán afectados con las normas.

Amézquita & Cía, firma de auditoría y consultoría nacional  y First Corporate Finance Advisors, firma argentina experta en valoraciones requeridas por las Normas Internacionales de Información Financiera, NIIF, le revelaron a FP los ocho puntos fundamentales para la implementación de las mismas para las pequeñas y medianas empresas en Colombia. 

"En la gran mayoría de países a nivel mundial están adoptadas las NIIF, lo cual permite tener un estándar global en la lectura de la información financiera y contabilidad de las empresas. Sin embargo, Colombia todavía no las ha aplicado y esto genera un retraso en todos los sectores de la economía, en relación con la comparabilidad de la información financiera, balances y demás reportes que sirven a los diferentes actores y analistas financieros a nivel mundial", afirmó, Vivian Amézquita, gerente general de Amézquita & Cía.

Cabe recordar que este estándar comenzará a regir para el grupo 2 que reúne a las Pymes, a partir de enero de 2016.

Tips:

1. Abordar el proceso de implementación como un proyecto: La empresa debe designar un líder, un equipo y recurso humano, así como disponer los recursos monetarios requeridos para el desarrollo del mismo, pues es importante que un solo grupo se dedique a liderar esta labor, así involucre a toda la organización.

2. Analizar los impactos que las NIIF tendrán en la compañía: Antes de comenzar el proceso, la empresa debe analizar todos los factores que la afectarán. Estos pueden ser operativos, tecnológicos, administrativos y financieros.

3. Capacitar al personal que generará la información: La empresa deberá educar en las NIIF a las áreas que darán esta información a los asesores (área financiera), así como a los usuarios de la información (Juntas Directivas, accionistas, otras áreas de la compañía).

4. Establecer las políticas contables de la mano de un asesor: Estas políticas afectarán los requisitos para la compilación de datos y por ende los requisitos de tecnología en la compañía. Más que planes únicos de cuentas, se necesita una adecuada planeación de la contabilidad que asegure que las políticas contables estén siendo implementadas de manera eficiente tanto en función de los objetivos del negocio (control interno), como del cumplimiento de los requerimientos legales y regulatorios.

5. Adecuar el sistema contable de la compañía para las NIIF: La entidad, producto de sus análisis y diagnósticos frente al proceso de NIIF, debe determinar si lo más conveniente para cumplir con los nuevos requerimientos de generación y desagregación de la información financiera y contable es cambiar su aplicativo en uso, para lo cual debe asesorarse por profesionales expertos que orienten en debida forma esta situación y migración de datos.

6. Definir un cronograma de actividades con responsables: La empresa deberá establecer los tiempos en los que se realizarán las actividades para la capacitación de las NIIF, de tal forma que se cumpla con los cronogramas de implementación y generación de los primeros estados financieros bajo NIIF, definidos por el Gobierno Nacional.

7. Implementar mecanismos de monitoreo: La empresa debe vigilar que las actividades programadas se cumplan a cabalidad.

8. Involucrar al máximo el órgano social de la compañía: El grupo de directores de la entidad, debe entender y validar los impactos de adopción de las NIIF en los estados financieros e indicadores de la organización con el objeto de aprobar las políticas más adecuadas para el modelo de negocio y de igual forma dar a conocer las implicaciones y el cronograma establecido para la implementación.

Este gran paso que está dando el país en el sistema y nuevo ordenamiento contable, será uno de los cambios más importantes en la historia de las empresas colombianas relacionado con la estructura y forma de presentar su información financiera. Amézquita &Cía en busca de facilitar este proceso, ha establecido una alianza estratégica con la firma líder en Argentina, First Corporate Finance Advisors S.A., que ha trabajado en varios países de América Latina en la valoración requerida por las NIIF.

"En Colombia, el menor impacto seguramente se dará en aquellas empresas que son sucursales de compañías extranjeras de países donde ya han adoptado las NIIF, ya que probablemente se encuentran reportando y llevando una contabilidad bajo NIIF a efectos de consolidación de los estados financieros en su casa matriz" aseguró Miguel Ángel Molfino, socio de First.

Sin embargo, para el caso de las compañías colombianas que deben aplicarlas por primera vez, el alto nivel de seguimiento y control que demandará esta etapa no les resultará fácil. "En este escenario de aplicación de las NIIF, una compañía podría encontrarse llevando hasta 4 registros contables, considerando la contabilidad local (COLGAAP), la contabilidad bajo normas NIIF, la contabilidad fiscal (de la DIAN para el caso de Colombia) y la información de gestión, que generalmente se ajusta a las particularidades de cada negocio o al seguimiento de ciertas variables críticas del negocio", finalizó.

Áreas de las empresas que tendrán modificaciones con las NIIF:

1. Sistemas de la tecnología de la información (TI)
2. Recursos Humanos
3. Actividades en moneda extranjera y en coberturas (Tesorería)
4. Impuestos
5. Razones y convenios financieros (Finanzas y Tesorería)
6. Controles internos y procesos (Finanzas)
7. Relaciones con inversionistas y comunicaciones a mercados de capitales (Finanzas y Relaciones con Inversionistas)
8. Reporte gerencial (Finanzas)

Claves para cerrar la contabilidad de tu empresa a fin de año

1. No dejes todo para el final. Las empresas con mejores prácticas no solo preparan balances al cierre del año, sino también en períodos intermedios (de forma mensual o trimestral). Esto les permite identificar oportunamente problemas de saldos, un monto importante de impuestos a pagar al cierre del ejercicio o desviaciones significativas respecto al presupuesto inicial. Con esto se consigue también un cierre de año más rápido, porque se tiene a la mano información previa para el análisis final.

2. Proporciona toda la información. Las cifras de la contabilidad están relacionadas con las actividades que realizan las diferentes áreas del negocio, debiendo la gerencia tener mucho cuidado en asegurarse que el contador reciba toda la documentación y datos relevantes, como devoluciones de productos, importaciones o exportaciones en tránsito, inventarios, contratos, operaciones financieras.

3. Establece un cronograma de cierre. Un cierre contable no puede marchar bien si no se han establecido fechas de entrega de información y de conclusión de las actividades relacionadas con la preparación de estados financieros. Además de acordar con el contador una fecha final para la presentación de las cuentas de fin de año, se requerirá también fijar con las áreas operativas plazos para temas previos a la elaboración del balance como la toma de inventarios físicos de fin de año, entregas de rendiciones de cuentas de caja chica, cierre de facturación a clientes y de recepción de facturas de proveedores.

4. Revisa las cifras presentadas. Una vez que los estados financieros de fin de año hayan sido preparados, la gerencia general o los propietarios deben tener una reunión con los responsables de la contabilidad para aclarar cualquier duda sobre las cifras mostradas, así como revisar otros temas importantes relacionados con aspectos tributarios o societarios. Recuerde que los estados definitivos pueden ser revisados por bancos o reguladores y por tanto requieren de un adecuado control de calidad.

5. También para un pequeño negocio. Lo ideal es que las empresas por más pequeñas que sean cuenten con libros y registros contables completos. Aunque se carezca de estos es factible para un contador experimentado preparar un balance de fin de año, mediante un adecuado inventario de todos los recursos (activos) y obligaciones (pasivos) que tiene la empresa. El exceso de los activos sobre los pasivos constituye el patrimonio neto de la empresa y si este ha aumentado respecto al año anterior, entonces significa que se obtuvo beneficios durante el ejercicio que se está cerrando.

Diario El Comercio (15/10/2014)